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          成本和輸出管理解決方案

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          課題

          隨著企業的業務發展,業務部門需要處理的各類文檔也越來越多,越來越復雜。業務部門迫切需要將這些文檔進行統一化、標準化和自動化的處理。然而隨著人力成本的節節上漲,處理文檔的代價也變得更加高昂,因此給企業的管理帶來了很多的影響。

          客戶的現狀

          • 經常有大量文件排隊等待業務部門處理,每份文檔處理需要0.5-1天的時間,大大的降低了業務效率。

          • 待處理的文件堆積如山,然而人力資源成本節節上漲,造成處理的人力嚴重不足。

          • 業務員經常需要在傳真機前等待十分鐘左右直到確認傳真發送成功后才能離開,嚴重影響工作效率。

          • 來自客戶的電子文件格式無法統一,歸檔花費大量工時。

          • 實現與ERP等業務系統接口的定制開發費用高昂。

          解決方案

          提高文檔處理的效率
          ApeosWare Flow Services 可以容易地實現文檔流程的自動化,讓機構擺脫堆積如山的文件。因此,用戶可以集中精力應付手上的工作:實現自己的目標和遠景。ApoesWare Flow Services 可以自動處理每天收到的海量文檔-傳真、電子文件、紙質和掃描文檔,然后根據具體情況分發這些文檔。比如,發送數據進行打印或者以電子郵件方式發送至目標接收地址。

          其它有用的自動整理功能包括:自動旋轉功能檢測頁面方向,然后相應旋轉,以保證所有頁面的頁眉朝向同一方向;空白頁檢測功能(雙面文檔掃描)檢測并刪除兩面都是空白的頁面;空白頁前分隔功能通過檢測插入兩份文檔之間的空白頁判斷分隔文檔;從指定頁面分隔功能按照用戶指定的頁數分隔文檔。


          節約人力成本和查詢效率
          通過OCR和條碼識別實現高效文件管理 。OCR處理有兩個重要目的。首先對多功能機掃入的文檔進行處理轉換成電子文件,然后利用分區功能找到可以用作文件名的關鍵字。按關鍵字將文件分類存儲到不同的文件夾,后識別文件內容進行整理和存儲,從而實現簡單快速的調閱。

          傳真作業狀態自動郵件通知
          ApeosWare Flow Services 淘汰了從前在主機終端檢查作業狀態或錯誤的方法?,F在,作業狀態和錯誤信息可以隨時、隨地通過電子郵件或消息發送給發出打印作業命令的每個用戶。這有利于工作流程的順暢運轉,以及生產力的提升。


          統一格式轉換
          ApoesWare Flow Services 收到文檔數據后,能以選擇各種保存格式,包括JPEG、TIFF、PDF、高壓縮PDF和DocuWorks等。此外,還支持諸如糾偏、文本對齊、去噪和消邊等自動圖像優化功能,保證圖像質量和方便使用。

          效果

          • 提高效率:對文檔的處理實現自動化,不需要人干參與。業務流程的效率也大大提高。

          • 文檔電子化—文檔管理水平提高、易于貯存、預覽和檢索。

          • 提高安全性—全自動化處理,避免文檔操作員在手工處理過程中將文檔內容泄密。



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